Database

Una collezione di dati strutturati. Questa pagina, ad esempio, non costituisce un database in senso stretto pur avendo una struttura. Non è solo una questione letteraria: dal punto di vista della struttura la Divina Commedia è una specie di database suddiviso in tre cantiche di 33 canti (purtroppo il Paradiso fa eccezione) a loro volta suddivise in terzine, ovvero gruppi di tre versi da undici sillabe. Probabilmente l'Alighieri è un illustre e oscuro precursore dell'XML. Più modestamente un database - non soggetto al garante della privacy, per ora - è l'agenda telefonica: tanti record quanti i nomi che contiene, suddivisi in campi omogenei: nome, cognome, prefisso, telefono, fax, cellulare, indirizzo, località...

Record e tabelle

Nel classico elenco telefonico apparentemente manca la forma tabellare, eppure possiamo dire che ciascun record comprende (ed è costituito da) un Nome, un Indirizzo e un Numero di Telefono. L'ordine dei record è alfabetico e l'ordinamento è rigido per il fatto, di per sè accidentale, che l'elenco viene distribuito su supporto cartaceo. Solo per questo non possiamo ordinare tutti i nomi dell'elenco in base al crescere o decrescere del numero, mentre in ogni caso non potremmo effettuare ordinamenti su campi non previsti in sede di progettazione (statura, simpatia o data di nascita dell'abbonato).

Potremmo fantasiosamente dire che i campi di ciascuna tabella (o di ogni record) costituiscono gli atomi del database, e che questi si aggregano in molecole sempre più complesse (record e tabelle) che poi vanno organizzate in modo da costituire il database un oggetto coerente e non un'accozzaglia di dati disorganizzati. Dieci tabelle nello stesso file mdb non formano necessariamente un database, se i dati contenuti non sono logicamente e correttamente relazionati tra loro.

Di seguito un esempio di tabella, ancora alquanto imperfetta ma utile. In particolare, i nomi dei campi non sono significativi e quindi non aiutano a interpretare i dati contenuti nella tabella. 
 

Campo1	Campo2	Campo3	Campo4	Campo5
1	Rossi	Luigi	Palermo	2/2/79
2	Bianchi	Michele	Roma	12/1/74

La tabella, espandibile verso il basso, dopo le intestazioni contiene due record formati ciascuno da cinque campi, nessuno dei quali risulta vuoto; le informazioni sono in forma di numeri, testo e date.

Da quanto detto finora risulta che un database serve ad organizzare informazioni in modo razionale all'interno di una base di dati; ancora un minimo di teoria prima di passare alla creazione di un semplice database Access e allo studio conoscenza delle sue principali caratteristiche.

Campi e tipi di dati

Prima di mettersi alla tastiera è sempre utile chiarirsi bene le idee magari con l'aiuto di carta e matita (la penna non si cancella facilmente, e per il momento non esiste un prodotto a buon mercato per la progettazione di database). Non solo bisogna sapere quali dati mettere nel database e come metterli, ma è indispensabile fin dal principio stabilire di che tipo questi dati debbano essere.

L'esempio è così elementare da sfiorare il ridicolo, comunque eccolo qui: dobbiamo progettare la struttura della tabella "Elenco telefonico", che al momento costituisce per intero il nostro database e che rappresentiamo come segue:
 

Campo1	Campo2	Campo3	Campo4	Campo5	(nome)
Ordinamento	Cognome	Nome	Nato a	Data di nascita	(significato)
Numerico	Testo	Testo	Testo	Data	(tipo di dato)

Il prossimo passo consiste nell'assegnamento a ciascun campo di un nome significativo
 

Contatore	Cognome	Nome	Luogo nascita	Data di nascita
1	Rossi	Luigi	Palermo	2/2/79
2	Bianchi	Michele	Roma	12/1/74

Al lavoro con Access

Dopo aver progettato sulla carta possiamo creare un nuovo database di Access: aprendo il programma e cliccando su File>Nuovo (se Access è già aperto) oppure spuntando la voce Crea nuovo database (se apriamo Access dal menu avvio o dall'icona sul desktop)
 

File> Nuovo	Crea Nuovo Database

Ci troviamo di fronte a un nuovo database completamente vuoto, ovvero un file .mdb che potrebbe contenere (anche se al momento non contiene) tabelle, maschere, query e quant'altro, ovvero i dati (nelle tabelle), le ricerche sui dati (query), e il livello di presentazione dati (maschere e report, per restare ancora nel vago).

La prima cosa da fare ovviamente è inserire qualche dato, ma prima ancora (la vita non è semplice) bisogna creare la struttura, la scatola adatta a contenere i nostri dati. Ecco perchè la tabella viene creata in modalità struttura, non prima di una carrellata sui tipi di dati disponibili in Access.
 

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