Siamo arrivati al nostro database vuoto, e dobbiamo creare una semplice tabella contenente cinque campi con valori di tipo numerico (contatore), testo (cognome, nome, luogo di nascita) e data (di nascita). Ecco come procediamo.

La finestra Database

Dalla finestra database, oggetti tabelle, bisogna cliccare sulla prima voce (Crea una tabella in visualizzazione Struttura, oppuresul pulsante Nuovo. Così facendo ci complichiamo un po' la vita ma guadagnamo un maggiore controllo sul database, e per giunta impariamo un sacco di cose un tantino noiose ma utili.

Access ci porta nella finestra di struttura tabella, da dove possiamo scegliere un nome e una descrizione per ciascun campo, e soprattutto decidere che tipo di dati utilizzare.

Dall'immagine è possibile apprezzare la varietà di scelte consentite da Access per quanto riguarda i tipi di dati ammissibili; per il momento esaminiamo solo i tipi Testo, Memo, Numerico, Data, Valuta e Contatore. Il primo campo della figura qui sotto si chiama Contatore ma è di tipo numerico, in quanto abbiamo scelto, per il momento, di non utilizzare l'incremento automatico del numero di record.

Tipo di dato Testo e Memo

Non è difficile indovinare che il campo Testo è adatto a campi come nome, cognome, indirizzo o luogo di nascita che poi possono o devono essere ordinati alfabeticamente in ordine crescente o decrescente. Essendo molto comune è il campo predefinito per Access, e contiene al massimo 255 caratteri.
Il campo Memo è simile ma contiene fino a 64.000 caratteri e non può essere usato come campo chiave (spiegheremo più avanti il significato delle chiavi primarie).Potrebbe contenere spiegazioni, commenti oppure testi di una certa importanza ma probabilmente non destinati a funzioni di ricerca. L'indicizzazione arriva fino al 255° carattere.

Tipo di dati Numerico, Contatore e Valuta

Il tipo numerico è a sua volta suddiviso in varie tipologie a seconda del grado di precisione (byte, intero lungo, precisione singola, precisione doppia, decimale). Il Contatore è un intero lungo che si incrementa in automatico ogni volta che viene inserito un record nuovo. Il tipo Valuta dovrebbe prevenire errori di arrotondamento sulle operazioni contabili, oltre a consentire visualizzazioni particolari.

Data/ora

Vengono memorizzati come numeri decimali di cui la parte intera rappresenta la data mentre la parte decimale è riservata all'ora. Il dato sottostante può essere rappresentato in varie forme.

Scelta dei dati e chiave primaria

La scelta del tipo di dato può sembrare ovvia, e lo è in molti casi, ma al tempo stesso è anche impegnativa. Un campo data non ammette approssimazioni, possiamo lasciarlo vuoto - se non scegliamo la proprietà booleana Richiesto in visualizzazione Struttura - ma non ci possiamo scrivere "non mi ricordo" oppure "tra maggio e luglio", cosa che invece è possibile in un campo testo, che però non può essere ordinato in base alla data... un campo contatore essendo automatico permette di evitare doppioni involontari, ma non è modificabile, e non aggiorna la numerazione se ad esempio si eliminano dei record dalla tabella.
Inoltre non è possibile convertire un campo numerico in contatore se sono stati aggiunti dei record alla tabella, se ne deve creare uno ex-novo. Con l'esperienza e la pratica gli errori si riducono in modo consistente. E' comunque essenziale il collaudo del database per alcune settimane prima di rilasciare la versione definitiva.

Per quanto riguarda la chiave primaria, si tratta di un identificatore univoco per ciascun record che viene poi usato per mettere in relazione le tabelle - e quindi i dati. Ecco perchè deve essere sufficientemente espressivo e non ambiguo. Per esempio, un codice fiscale è abbastanza utile allo scopo, un nome di battesimo no. Il progetto globale del database deve anche stabilire quali relazioni sono significative tra i diversi dati immagazzinati nelle tabelle ed esplicitare queste relazioni nel migliore dei modi.

In Access si aggiunge una chiave primaria dalla visualizzazione struttura semplicemente selezionando un campo e cliccando il pulsante Chiave primaria. La tabella Personedue dell'immagine non ha ancora una chiave primaria.

Una volta creata la struttura del database occorre salvare e chiudere la tabella, per passare alla modalità foglio dati e potere così inserire nuovi nomi nel nostro fittizio elenco appena creato. Ogni tabella deve avere un nome univoco e significativo. Se possibile è meglio evitare di usare nomi con spazi (Numeri di telefono) magari ricorrendo a soluzioni pulite e facili da capire (Numeri_di_telefono o NumeriTelefono o tblNumeriTelefono).Quello che perdete oggi in eleganza potreste guadagnare domani evitando parentesi quadre e forti mal di testa...

Le tabelle così create possono poi essere aperte in modalità foglio dati per l'inserimento di nuovi record, oppure in modalità struttura per modificare le proprietà dei campi, facendo attenzione alla possibilità di perdere precisione nel passaggio da un tipo di dati più grande a uno più piccolo: si possono perdere cifre decimali nelle conversioni tra tipi numerici oppure porzioni di testo (oltre il 255° carattere) nel passaggio da Memo a Testo. L'apertura della tabella, la modifica della struttura e la creazione di nuove tabelle vengono effettuatedalla finestra del database con i rispettivi pulsanti (Apri, Struttura, Nuovo), che valgono grosso modo per tutti gli oggetti.

La prossima mossa consiste nel creare una maschera per consentire l'inserimento dei dati modo veloce e sicuro.

Maschera standard

Si tratta del metodo più squallido e veloce per creare una maschera, ovvero un modulo di inserimento dati riferito a una tabella. Sia chiaro: voi inserite i dati nella maschera, ma li salvate nella tabella. Potreste anche inserire i valori direttamente nella tabella, ma in questo modo aumentano i rischi di errore e la visualizzazione non è ottimizzata. Immaginate poi cosa potrebbe succedere su una tabella con quindici campi e duemila record.

Nellimmagine sopra, abbiamo cliccato sul pulsante Nuovo oggetto. Tra parentesi vedete che sono state create ben due nuove tabelle, cosa da evitare se non volete creare confusione nel vostro database. Quando create un oggetto nuovo è meglio cancellare il vecchio o salvarlo in un altro database di backup (prima o poi vedremo come, per adesso basti sapere che i comandi copia e incolla funzionano benissimo anche tra database diversi). In caso contrario il database si riempie rapidamente di oggetti simili ed è difficile ricordare quali siano da tenere e quali da buttare. Ma torniamo alla maschera standard: in questo caso sarà relativa alla tabella Personedue, che è quella selezionata. Ecco il risultato del comando.

Come si vede facilmente, la maschera contiene tanti campi quanti sono quelli della tabella (in questo caso la tabella Personedue contiene più campi rispetto a Persone; potrebbe essere un buon esercizio quello di creare la suddetta tabella e la relativa maschera standard). In basso è visibile la pulsantiera che serve a navigare tra i record: il simbolo |< significa "Torna al primo record", il pulsantino < significa "Indietro di uno"; dall'altra parte dello specchio, > avanza di uno, mentre >| porta all'ultimo record. Il pulsante >* serve per passare a immettere un nuovo record.

Ecco come appare la maschera standard quando vi trovate a immettere un record dopo l'ultimo. Osservate attentamente cosa è cambiato in attesa della prossima puntata. Il campo ContatoreAuto non richiede e non permette l'inserimento di dati, poichè si aggiorna in automatico.

Anche la maschera così creata necessita di salvataggio, che viene richiesto alla chiusura. Data la rapidità con cui possiamo ottenere lo stesso oggetto in seguito, possiamo anche non salvare le modifiche e proseguire una volta aggiunti alcuni record di prova.